一、总则

学校为了加强对协同办公系统的管理，保证其高效、安全运行，充分发挥协同办公系统的作用，保障文件和各种信息传递快捷通畅，提高办公效率，推进管理工作向制度化、标准化和规范化方向发展，根据《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和国务院《关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》的规定，结合学校实际情况，特制定本制度。

本制度适用于学校各学院（部）、各部处、各直属单位网上文件收发及协同办公管理。

二、组织职责

协同办公系统的运行中，学校各学院（部）、部处、直属单位相关部门职责如下。

(一) 学校协同办公系统实施工作部门在“学校教育信息化项目实施执行组”的组织领导下开展工作，主要职责为：

1.负责制定协同办公系统规章制度;

2.负责协调各学院（部）、部处、直属单位关于协同办公系统需求的调研收集工作；

3.负责指导各部处、直属单位工作流程设计审核；

4.负责确定、监管协同办公系统核心工作流程参与人员权限；

5.负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；

6.负责协同办公系统内各大功能模块信息内容更新的监督；

7.负责对系统内保密设置进行定期检查；

（二）现代教育技术中心负责协同办公系统的建设、维护和服务支撑工作；负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：

1.负责协同办公系统软件的配置升级管理工作；

2.负责协同办公系统的数据备份工作；

3.负责制定协同办公系统应急方案和技术管理规章制度；

4.负责学校领导、各部门人员的培训和技术指导工作；

5.负责协同办公系统服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；

6.负责系统用户调整、注销等管理工作；

7.负责协同办公系统功能模块使用单位权限的设置。

（三）各学院（部）、部处、直属单位信息化骨干人员负责为协同办公系统提供本单位组织机构及工作流程设置；负责提供协同办公系统中本单位信息。主要职责为：

1.负责本单位现有及新增使用人员的审核；

2.负责本单位工作流程的设置和修改；

3.负责本单位协同办公系统的使用培训和安全检查；

4.负责本单位文档管理工作（新建、归档、整理、授权等）。

三、基础管理

1.为保证协同办公系统的正常流转、信息的及时传送以及各类电子文件的及时收发，校领导、各使用单位主要领导原则上应该全天在线，其他工作人员至少每天上下午各登陆两次接收各类文件，处理待办事项；

2.工作流程审批权限所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过一个工作日；

3.每位协同办公人员要保证在协同办公系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在协同办公系统中的意见和审批与书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守；

4.协同办公系统中的各分类通知、公告及新闻，必须由有权限人员提交相应的内容，并经过相应的审批流程审签后，予以发布和更新；

5.各级协同办公人员应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作。

四、应用管理

（一）流程模块的使用

1.流程模块包含日常工作、学校公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单流程中设定的各级人员应根据学校相关制度规定和要求，对表单进行操作和审批；

2.各流程节点的办理人应及时审批处理流程发起人所要办理的事情，以免耽误发起人流程进度；

3.使用部门新建流程要确保所设流程的准确性。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批；流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。

(二)邮件及消息的应用

1.学校在岗人员均已在协同办公系统中绑定了内部邮箱和消息，使用人员应定期检索自己的收件箱，查收和处理邮件；要经常对内部邮件和内部消息进行清理，以免长时间积累影响服务器处理速度；

2.内部邮件和消息主要用于学校内部人员沟通和交流，发邮件时要注意收件人的归属部门，以免重名错发；

五、安全保密

1.学校所有人员不得利用协同办公系统从事危害国家、集体和他人利益的活动；不得在系统上制作、传播有碍国家安全和部门涉密信息；不得制造和输入计算机病毒以及危害系统安全的数据；

2.各单位协同办公系统使用人员，特别是管理员、信息化骨干和拥有审批权限领导的登录名和登录密码必须严格保密，并做到定期更新，以防他人盗用；

3.协同办公系统使用人员要按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人用户账号，不得破坏系统服务；

4.未经管理人员的同意，任何人不得随意让学校无关人员及外部人员查看协同办公系统中的内容，更不许下载受控的内容。

各单位要充分提高信息安全工作重要性的认识，加强教育和管理工作；由违反安全保密规定而造成的政治影响和经济损失，由使用人员负责，并追究其所属单位党政负责人的领导责任。

六、应急措施

应急措施是保证文件、信息、资料安全的有效措施。

1.对学校制度、报告、考核、档案等重要信息在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；

2.公共文档中信息文件，各部门应留有本部门相关备份文件；

3.学校协同办公系统管理员对协同办公系统要及时进行维护管理，防止系统失效事件发生。每周进行一次系统清理，每周进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。

七、附则

1.为了保障协同办公系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，学校全体人员应遵守本管理制度；

2.本制度未尽事宜按学校有关规定执行；

3.本制度由“学校教育信息化项目实施执行组”负责解释与修改。

               佳木斯大学

               二〇一六年六月